تعریف APICS از ERP:
یک سیستم ERP، مجموعه ای از فرآیندهاست که به منظور دستیابی به بیشترین بهره وری و سودآوری، روش های بهینه عملیات یک کسب وکار مشخص را تعریف میکند.
ERP چیست؟
امروزه برخلاف چند سال قبل ERP (Enterprise Resource Planing)، مفهوم ناآشنایی نبوده و بخش عمده‌ای از مدیران اجرایی صنایع و سازمان‌های معظم درخصوص این موضوع سطوح مختلفی از مطالعات را انجام داده‌اند. اما علیرغم این موضوع در کشور ما، متاسفانه هنوز درک صحیح، روشن و جامعی از ERP وجود ندارد. بدیهی است وقتی از ERP به عنوان یک مقوله بین‌المللی صحبت می‌گردد می‌بایست به تعاریف جهانی ERP توجه شود و نمی‌توان با نام ERP، راه‌حل‌های دیگر سیستم‌های اطلاعاتی مانند Total Solutionها و یا MISها را ارائه نمود. لذا در ابتدا دو تعریف از ERP بیان می‌گردد:
- ERP یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان آن در بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.
- سیستم‌های ERP سیستم‌های اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرآیندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می‌نماید. آنچه که در مفهوم سیستم‌های برنامه‌ریزی سازمان (ERP) کاملاً مشهود است ویژگی‌های قابلیت برنامه‌ریزی منابع، یکپارچگی ذاتی در هر دو سطح پایگاه داده و نرم‌افزار و از همه مهمتر استاندارد بودن و استفاده از به‌روش‌ها (Best Practice) می‌باشد. از دیگر ویژگی‌های با اهمیت در رویکرد به اینگونه سیستم‌ها، می‌توان از فرآیندگرایی و جامعیت نام برد.
مزایای استفاده از ERP
از مزایای مهم ERP می‌توان موارد زیر را برشمرد:
1- یکپارچگی پایگاه داده، دریافت اطلاعات در بخش‌های مختلف را تسهیل نموده و از افزونگی نگهداری و گردش اطلاعات ممانعت می‌نماید.
2- با توجه به آنچه که در فوق به تفصیل ارائه گشت و با عنایت به اهمیت وجود به¬روش‌ها (Best Practice) در ERP، با استقرار سیستم، امکان استفاده از تجارب و استانداردهای جهانی حاصل می‌گردد، البته میزان رسوب این به¬روش‌ها در سازمان کاملاً به استفاده‌کنندگان آن مرتبط می‌باشد، لذا آموزش و فرهنگ‌سازی دو شق لاجرم در استقرار سیستم‌های برنامه‌ریزی سازمان می‌باشند.
3- سیستم‌های ERP با توجه به اینکه فراروش‌ها را در نهاد خود منتقل می‌نمایند بنابراین به عنوان پروژه‌های مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری، فرآیندها و ساختار سازمان ارزیابی می‌گردند، بنابراین مکانیزاسیون وضعیت موجود سازمان به هیچ وجه از اهداف اینگونه سیستم‌ها نمی‌باشد.
4- با توجه به یکپارچگی نرم‌افزار و پایگاه داده، استقرار این سیستم‌ها با شفاف‌سازی سازمان و فرآیندهای آن منجر به تسهیل در تصحیح و گسترش فرآیندها و ممانعت از سوء‌استفاده‌های مالی و ... می‌گردد.
5- افزایش سهولت در ارتقاء فناوری اعم از فناوری‌های اطلاعات نظیر سامانه‌های RFID و یا اتوماسیون صنعتی، به این علت که سامانه‌های ERP حاوی بستر اینگونه فناوری‌ها بوده و قابلیت یکپارچگی مناسبی را درخود دارند.
6- ERP باعث افزایش قابلیت‌های نظیر برونسپاری، همکاری‌های بین شرکتی، مدیریت روابط با مشتریان و یا سرمایه‌گذاری مشترک در سازمان‌ها می‌گردد.
7- ارتقاء کیفیت فرآیند تصمیم‌گیری با عنایت به استفاده از سامانه‌های پشتیبان تصمیم (Decision Support System) DSS و هوش تجاری
8- کاهش سطح موجودی و افزایش کنترل بر موجودی در انبارها اعم از انبارهای مواد خام، قطعات، محصول و پای کار، یکی از مهمترین سودمندی‌های ERP می‌باشد، زیرا با قابلیت برنامه‌ریزی امکان سفارش موارد فوق در زمان مورد نیاز و کنترل موجودی در آنها میسر می‌گردد.
9- افزایش کنترل های مالی و امکان مشاهده و تصحیح گلوگاه‌های سازمان، یکی دیگر از منافع استقرار ERP می‌باشد.
10- تمامی موارد فوق منتهی به کاهش هزینه‌ای نیروی کار و به تبع آن کاهش بهای تمام شده محصول و یا خدمات می‌گردد.
11- افزایش سرعت در اخذ نظریات مشتریان، ردیابی علل وقوع اشکالات منجر به پاسخ سریعتر به نیازهای بازار و به تبع آن امکان رقابت بهتر در بین رقبا می‌گردد.
12- یکی دیگر از نقاط بسیار پررنگ در استقرار سیستم‌های ERP استفاده از قابلیت‌های برنامه‌ریزی آنها است، به عنوان مثال قابلیت برنامه‌ریزی مواد و تولید، برنامه‌ریزی اقدامات پیشگیرانه و تعمیرات تجهیزات، برنامه‌ریزی آموزش حین خدمت نیروها، برنامه‌ریزی تامین و توزیع منابع، برنامه‌ریزی ارائه خدمات رفاهی و درمانی و صدها قابلیت مشابه دیگر.
